Порядок проведения обязательной сертификации установлен законодательно и обязывает заявителя представлять в испытательную лабораторию образцы товаров и прилагаемую к ним техническую документацию. О порядке отбора образцов и их количестве можно узнать из документов по сертификации (тех. условия) или непосредственно в органах сертификации.
По итогам проведения испытаний лаборатория направляет заключение (протокол испытаний) в орган по сертификации, а заявителю - его копию. При отсутствии нарушений заявителю выдается сертификат соответствия.
Проведение добровольной сертификации (например, с целью прорекламировать свою продукцию, подтвердить её качество) и получение декларации о соответствии не означает, что предпринимателю можно не проходить обязательную сертификацию.
Если инициатива исходит от предпринимателя, он самостоятельно выбирает орган по добровольной сертификации и заключает с ним договор. Сотрудники учреждения, в свою очередь, предоставляют клиенту всю необходимую информацию о правилах процедуры сертификации, а заказчик выбирает ее форму.
Декларация о соответствии может быть принята на основании любых документов, которые прямо или косвенно подтверждают соответствие продукции установленным требованиям:
предоставленные сторонними компетентными испытательными лабораториями протоколы контрольных испытаний продукции или непосредственно сырья, а также сертификаты соответствия; сертификаты на систему производства и качества; сертификаты пожарной безопасности, гигиенические, ветеринарные и другие свидетельства, которые должны быть получены в соответствии с федеральными законами от уполномоченных органов.
Декларация о соответствии заполняется индивидуальным предпринимателем или руководителем организации (установленная форма прилагается к соответствующему постановлению правительства), подписывается и предоставляется на регистрацию в органе по сертификации. Вместе с декларацией на регистрацию отправляется заявление о регистрации и копии документов (сертификаты пожарной безопасности, гигиенические заключения и др.), необходимые для данной продукции.
Учреждение, проводящее сертификацию, должно проверить предоставленные документы в течение 7 дней. При отсутствии несоответствий декларация регистрируется, при их наличии – производителя информируют о необходимости их устранить. После регистрации декларации о соответствии предприниматель может разместить на продукте знак соответствия.
Декларацию о соответствии вместе со всеми документами следует хранить в течение трех лет после окончания ее действия. Столько же копии документов лежат в органе по сертификации. Реорганизация юридического лица или изменение требований нормативных документов (на основании которых выдавалась декларация), оформляется новая декларация о соответствии и представляется в тот же орган по сертификации.